Salesforce を活用したビジネス文書の作成(検討編)

Developers's blog

2017.09.04
Salesforce を活用したビジネス文書の作成(検討編)

みなさん、こんにちは。

前回の「Salesforce CRM Content を活用したコンテンツ配信」に続きまして、第二弾の業務改善ブログとなります。
今回は、「Salesforce を活用したビジネス文書の作成」と題しまして、導入前の(検討編)をお伝え致します。

(前回)
https://www.acceluniverse.com/blog/developers/2017/08/salesforce-crm-content.html

ビジネス文書の作成

みなさんは、お客様にご提出するビジネス文書(例えば、見積書など)は、どのように作成されていますでしょうか?
一般的には、Excelシートで作成して紙に印刷し、作成者と承認者の認印及び社印を押印後、複合機等でスキャンしてPDFファイルをメールで送付すると言った方法でしょうか。

弊社でも同様な運用を行っていましたが、管理部門のスタッフにおいて、結構な労力と時間を要しておりました。
また、見積書以外にも、以下の様なビジネス文書が、お取り引きの際には発生致します。

  • ・見積書
  • ・発注書(*1)
  • ・納品書
  • ・検収書(*2)
  • ・請求書

(*1) 発注書は、外部への発注用ではなく、お客様から弊社にご発注して頂く為の書類となります。
(*2) 検収書も、発注書と同様に、お客様にご提出した成果物をご検収して頂く為の書類となります。

Salesforce の活用

弊社では、創業当初の早い段階から、Salesforce の「Sales Cloud」を活用致していたことは前回もお伝えした通りです。
ある日のこと、 Salesforce 上のデータと連携しつつ、ビジネス文書を自動作成できるソリューションがあるとの情報をメルマガで受け取り、詳細内容を確認すべく、製品紹介のハンズオンセミナーに参加致しました。

ソリューションの製品名は、日本オプロ株式会社のフィールドサービス向け業務管理「AppsFS」、及び、帳票クラウド「OPROARTS」です。
どちらかを採用して、弊社でのビジネス文書の作成処理を改善すべく、早速検討に入って行きたいと思います。
以下の通り、要件を整理した上で、両製品の比較検討結果をご説明させていただきます。



フィールドサービス向け業務管理「AppsFS」の概要


「AppsFS」は、Salesforce をバックボーンに開発された、フィールドサービス向け業務管理システムとなります。
フィールドサービス向けとは銘打っていますが、「見積→受注→納品→請求」にわたる販売業務、「発注→仕入→支払」にわたる購買業務をトータルでカバーしており、なおかつ、各工程における情報の一括管理と帳票業務の効率化を同時に実現できるとの謳い文句に、「弊社の様なソフトウェア開発会社でも使い勝手が良さそうだ」という所感でした。
https://micro.opro.net/AppsFS/



帳票クラウド「OPROARTS」の概要


「OPROARTS」は、標準提供される帳票テンプレートを流用するか、もしくは、Excel上で帳票をデザインし、Salesforce 等々のクラウド上のデータと帳票項目をマッピングした上で、必要なデータが反映された帳票をダウンロードすることが可能になります。クラウドに移行しても、今まで利用していたExcelシートをそのまま利用することが可能となります。また、マクロ付のExcelファイルにも対応しています。
https://micro.opro.net/Prime/



比較検討内容

案1. 「AppsFS」採用の場合

  • ・「AppsFS」は、Salesforce をベースに開発されている為、「取引先」オブジェクト等は参照可能だが、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、製品独自の「販売」オブジェクトに登録される。
  • ・弊社の場合には、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、Salesforce 標準の「商談」オブジェクトに登録したい。
  • ・理由として、チームスピリット社製品の「TeamSpirit」と連携して、「プロジェクト」オブジェクトに、作業者毎の工程別の工数内訳を入力させる運用は継続させたい。
  • ・「商談」オブジェクトと「販売」オブジェクトとの二重入力は回避したい。
  • ・「AppsFS」では、「見積→受注→納品→請求」にわたる販売業務の流れの中で、見積書・納品書・請求書は標準で帳票出力可能。
  • ・しかし、発注書・検収書に関しては新規開発対応が必要であり、帳票クラウド「OPROARTS」が一部加算されては、コスト面からもかなり厳しい。



案2. 「OPROARTS」採用の場合

  • ・「OPROARTS」にて標準提供される帳票テンプレートを活用する場合、「見積→受注→納品→請求」にわたる案件情報は、Salesforce 標準の「商談」オブジェクトを参照可能。
  • ・また、案件情報に紐づく費用明細は「商品」オブジェクトに関連して参照される様に設定されている。
  • ・弊社側の運用方法にも準拠しており、二重入力の問題点は回避できる。
  • ・但し、標準提供される帳票テンプレートをそのまま使用する訳にも行かない為、弊社向けに帳票設計をカスタマイズする必要あり。
  • ・コスト面に関しても、「OPROARTS」単独購入のみで抑えられる。



結論


本件、運用面、コスト面を考慮した結果、案2.の採用が決定されました。
「OPROARTS」における帳票設計技法を習得できることも決め手の一つとなりました。

次回は、Salesforce を活用したビジネス文書の作成(設定編)にて、帳票クラウド「OPROARTS」の設定手順を解説させていただきます。

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